Lista obecności a RODO

Lista obecności jest dokumentem, który to powinien zawierać podstawowe dane takie jak imię i nazwisko pracownika oraz okres  którego dotyczy prowadzona lista. Czy w związku z wejściem nowych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych na liście obecności mogą się znaleźć przyczyny nieobecności pracownika np. urlop czy też choroba?

Ochrona danych w  świetle RODO

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE zwane w Polsce RODO jasno precyzuje czym są dane osobowe. Przeczytać tam można, że dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej (art. 4 pkt.1 RODO).

Lista obecności a RODO

W odniesieniu do Rozporządzenia dotyczącego ochrony danych osobowych (RODO) lista obecności pracownika jest daną osobową. Znaleźć tam można imię i nazwisko pracownika oraz przyczynę nieobecności.Co więcej przyczyna nieobecności może być uznana za daną wrażliwą, ponieważ zawiera informację  dotyczącą stanu zdrowia. Wskazanie konkretnej przyczyny nieobecności np. czy jest to choroba, delegacja czy urlop okolicznościowy na liście obecności może zostać uznane za naruszenie i  przetwarzanie danych niezgodnie z ich przeznaczeniem.  Pracownik ma bowiem obowiązek poinformować pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności ale o tej przyczynie nie muszą wiedzieć jego koledzy i koleżanki z pracy. Jak więc temu zapobiec?

Lista obecności a ewidencja czasu pracy

Pracownik ma obowiązek zgłoszenia przyczyny nieobecności swojemu przełożonemu, a ten odnotowuje przyczynę nieobecności w jego ewidencji czasu pracy, zaś w samej liście obecności pozostawia puste miejsce bez wskazywania przyczyny absencji. Należy bowiem pamiętać, że lista obecności to nie to samo co ewidencja czasu pracy. Pracodawca sam prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 § 1 k.p.) To ewidencja czasu pracy powinna być dokumentem na podstawie, którego pracodawca wykonuje rozliczenia czasu pracy i ustala wynagrodzenie. Lista obecności jest tylko narzędziem i sposobem potwierdzania obecności w pracy. 

Prawidłowa lista obecności

Aby lista obecności nie zwierała danych, które są niepotrzebne należy ją zminimalizować, przede wszystkim należy zaprzestać praktyki wpisywania do listy obecność przyczyn nieobecności. Celem listy obecności jest  potwierdzanie obecności w pracy, nie powinna być ona podstawą do naliczania wynagrodzeń czy też rozliczania czasu pracy do tego bowiem służy ewidencja. 

 

Leave a Reply