Wzory dokumentów

Wzorem dokumentu możemy określić jakikolwiek wzorzec, na podstawie którego został utworzony inny dokument. Wykorzystanie takiego schematu w znaczący sposób umożliwia skrócenie czasu tworzenia dokumentu. Korzystając ze wzoru dokumentu, możemy również zminimalizować sytuacje pojawienia się przekłamań w akcie prawnym, który wystawiamy.

Szczególnym rodzajem dokumentu, jest dokument rachunkowy, który powstaje w wyniku utrwalenia pisemnie
procesów gospodarczych, które zachodzą pomiędzy określonymi subiektami bądź stronami. Niniejszy dokument często zwany jest dowodem, bo na jego kanwie mamy możliwość dochodzić swoich pretensji zarówno u kontrahenta gospodarczego, jak i przed specjalnie do tego celu przeznaczonym organem kontrolnym bądź organem wykonawczym.

I tak też możemy pogrupować je na:



Rozliczeniowe – dokumenty, które ujmują uprzednio stworzone zapisy wg nowych wymagań systematyzujących,,
Zewnętrzne obce – wystawione przez zewnętrznych klientów, np. rachunki i faktury,

Zastępcze – wystawione do momentu odebrania dowodu zewnętrznego obcego,

Wewnętrzne – poświadczające operacje wewnątrz organizacji, są to na przykład obrotu magazynowego, obrotu środków trwałych,, dokumenty obrotu kasowego ale również listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,

Zewnętrzne własne – wystawione przez organizację i oddane w oryginale kontrahentowi,

Zbiorcze – służą dokonaniu łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych

Korygujące.

Dowody rachunkowe pełnią bardzo ważną rolę także jako podstawa raportu finansowego i źródło analizy finansowej. Winny być zgodne z przebiegiem operacji gospodarczej, stąd też nie mogą zawierać w żadnym razie przekłamań, przeróbek czy prób usunięcia danych. Dokument z niniejszymi zmianami można w bardzo prosty sposób zakwestionować.

Dowód rachunkowy powinien posiadać m.in.:


Sprecyzowany typ dowodu,

Nazwę i adres osoby, firmy lub instytucji dokonującej operacji gospodarczej,

Opis funkcjonowania, jego wartość, jednostki,

Dzień, miesiąc, rok wydarzenia i czas wystawienia dowodu rachunkowego,

Sygnaturę liczbową identyfikacyjną dokumentu,

Podpisy osób uczestniczących w operacji gospodarczej,

Adnotację stwierdzającą weryfikację i zakwalifikowanie dowodu w księgach rachunkowych.

Dowód musi być przygotowany w sposób jasny i zrozumiały dla obu stron, ale również dla organów kontrolnych, a także musi być napisany w języku polskim, a wszystkie jednostki pieniężne, które się w nim znajdą, powinny być zapisane w walucie polskiej (naliczone po kursie z chwili utworzenia operacji gospodarczej). Niedopuszczalne jest tłumaczenie niniejszych dokumentów.