Oszczędności w biurze

Biuro nie musi być drogie w utrzymaniu. Trzeba tylko znać sposoby na uzyskanie oszczędności. Gdzie ich zatem szukać? Dziesiątki tysięcy złotych rocznie. Na nowy sprzęt, nowe oprogramowanie, nowe tusze, tony papieru drukarskiego i godzinne rozmowy telefoniczne. Tyle właśnie kosztuje utrzymanie biura, choć wcale nie musi. Wystarczy znać kilka prostych sposobów. Tańsze rozmowy Kolejnym ważnym aspektem wydatków firmowych są drogie rozmowy telefoniczne. Warto wybrać najtańszego operatora sieci telefonicznej. Jeżeli firma posiada kilka lub kilkanaście numerów (każdy pracownik ma swój służbowy aparat) można skorzystać z promocji dla firm. Wtedy rozmowy telefoniczne miedzy wszystkimi pracownikami firmy będą bezpłatne (darmowe minuty dla wybranych numerów). Oczywiście pozostaje jeszcze kwestia drogiego abonamentu. Alternatywnym rozwiązaniem są wszelkiego rodzaju komunikatory internetowe (skype, gg). Tam rozmowy są zupełnie darmowe. Nie trzeba też podpisywać jakichkolwiek umów i płacić abonamentu. Wystarczy się zalogować. Pracownicy z różnych działów i stanowisk mogą porozumiewać się ze sobą w ten właśnie sposób. Laser zamiast atramentu Drugim, istotnym elementem wyposażenia biurowego są drukarki. Warto poświecić chwilę na dobór tej najlepszej. Powinna być ona nie tylko atrakcyjna cenowo w chwili zakupu, ale i tania w codziennej eksploatacji. Od tego bowiem zależeć będą późniejsze wydatki firmowe. W praktyce dożo tańsza w eksploatacji jest drukarka laserowa. Pracuje szybciej, mniej prądu zużywa i oszczędniej dysponuje tuszem. Dodatkowo oryginalne, drogie tonery lub tusze można zastąpić znacznie tańszymi ich zamiennikami. Można zaoszczędzić nawet kilkaset złotych miesięcznie. Przy wyborze drukarki warto wybrać też taką, która umożliwia wydruk na obu stronach - obniżymy tym samym zużycie papieru. Tańsze oprogramowanie Funkcjonowanie biura bez sprawnego komputera, czy specjalistycznego oprogramowania jest w dzisiejszych czasach niemożliwe. Ceny sprzętów biurowych wciąż maleją i nabycie dobrej klasy komputera, za rozsądne pieniądze, nie stanowi już problemu. Niestety, wciąż rosnące ceny oprogramowań, spędzają sen z powiek nie jednemu przedsiębiorcy. Ich koszt niejednokrotnie przewyższa cenę sprzętu, na którym są instalowane. Dodatkowo, przynajmniej raz w roku, trzeba zamówić do nich aktualizację, oczywiście za dodatkową opłatą. Po co zatem wydawać majątek, na coraz to nowsze oprogramowania, skoro można te koszty zredukować niemalże do zera? Wystarczy zmienić popularny, ale drogi program Microsoft Office, na mniej znany, ale darmowy Open Office. Oszczędność papieru Warto zastanowić się nad wydrukiem materiałów, które mogą okazać się całkowicie zbędne. Podnoszą one tylko koszty prowadzenia biura, nie dając żadnych korzyści. Można wprowadzić zakaz drukowania prywatnych treści przez pracowników lub wprowadzić limity stron wydruków. Robi tak większość polskich gigantów przedsiębiorczości. Tańsza księgowość. Zamiast korzystać z tradycyjnej księgowości i nosić sterty papierów do biura rachunkowego, można samemu prowadzić swoje dokumenty firmowe. Służą do tego specjalne programy komputerowe. Są tańsze i znacznie bardziej praktyczne, ale niezbędna jest ich aktualizacja. Dlatego, idealnym rozwiązaniem są usługi on-line. W ostatnich latach powstało wiele firm specjalizujących się w świadczeniu usług biurowych drogą internetową. Fakturowanie, dokumenty kadrowo-płacowe, analizy, rejestry i terminarze, to tylko nieliczne funkcje, jakie można tam znaleźć. Korzystanie z nich jest niezwykle proste. Wystarczy mieć dostęp do Internetu, nic więcej. Niczego nie trzeba aktualizować, bo robią to, na bieżąco, administratorzy strony, a ich koszt zamyka się zwykle w kwocie kilkunastu złotych miesięcznie. Stosowanie nowoczesnych rozwiązań informatycznych oraz oszczędnych urządzeń pozwala zmniejszyć koszty firmowe nawet 10-krotnie. Przy zmniejszaniu wydatków, na uwagę zasługuje również oszczędność energii elektrycznej – wyłączanie komputerów i urządzeń biurowych po godzinach pracy, bo oszczędzać warto, zwłaszcza w pierwszych latach funkcjonowania firmy, gdzie finanse są głównym zmartwieniem przedsiębiorcy, a każda złotówka jest na wagę złota.