Jeszcze zanim dojdzie do negocjacji ważne są przygotowania. To na nich przedsiębiorca bazuje. Podczas samych przygotowań określa cel, który jest najważniejszym wyznacznikiem przebiegu negocjacji.
I etap
Pierwszy, najważniejszy i najbardziej czasochłonny etap negocjacji to przygotowanie. Podstawową kwestią przygotowania jest określenie celu negocjacji. Korzystne jest wyznaczenie celu głównego, który przyniesie maksimum korzyści oraz celu minimalnego, poniżej którego podczas negocjacji nie zejdziemy. Pozwoli to ustalić zasady i wyznaczyć granicę opłacalności, poniżej której porozumienie nie będzie miało sensu.
II etap
Kolejną kwestią jest “wybadanie” drugiej strony negocjacji. I tuj w zależności od tego czy jest nią klient indywidualny, partner biznesowy czy pracownik określa się cechy przydatne w przewidzeniu stanowiska jakie przyjmą w rozmowie.
Informacje jakie powinno się zgromadzić jeszcze przed samymi negocjacjami zależą od tego z kim je będziemy prowadzić. I tak w przyapdku gdy będzie to:
Partner biznesowy powinniśmy poznać:
-
pozycja firmy na rynku;
-
cechy osobowości, typ temperamentu;
-
poznanie struktury organizacyjnej firmy - czy osoba z którą negocjujemy ma możliwość podejmowania decyzji czy jest jedynie przedstawicielem, który tak naprawdę nie może decydować o ofercie;
-
sprecyzowanie jego wymagań i celów
-
jeżeli nawiązywaliśmy już z nim współpracę prześledźmy jej historię - w razie wystąpienia nieprawidłowości mamy argument przetargowy.
Klient indywidualny powinniśmy poznać:
-
wyczucie pragnień - “zamiana rolami” - co klient chce osiągnąć na czym mu najbardziej zależy;
-
cechy osobowości, typ temperamentu;
-
poznanie możliwości drugiej strony.
Pracownik powinniśmy poznać:
-
cechy osobowości, typ temperamentu;
-
wyznawane przez niego wartości;
-
cel zawodowy;
-
ocena jego kompetencji;
-
sytuacja rodzinna;
-
ocena bodźca motywującego.
III etap
Następnym etapem przygotowań jest określenie i doprecyzowanie przestrzeni negocjacyjnej. W tym punkcie chodzi o stworzenie jak największej liczby scenariuszy rozmów. Jest to, co prawda pewne “gdybanie” i wielu przedsiębiorców pomija ten etap ale przecież określenie wielu scenariuszy przebiegu negocjacji uodparnia i w dużej mierze eliminuje element zaskoczenia. To dzięki przewidywaniom kroków drugiej strony przedsiębiorca może stworzyć taką gamę argumentów, która pozwoli szybko odeprzeć atak i przekonać do swojego. Na tym etapie również prowadzi się wyliczenia dotyczące kosztów. Kalkulacje pomogą nam określić korzyści i straty poszczególnych rozwiązań. Będą pomocne również przy opracowaniu materiałów pomocniczych, którymi przedsiębiorca może się posiłkować podczas negocjacji.
IV etap
Końcowym elementem przygotowań jest wyznaczenie miejsca negocjacji. Tutaj należy polegać na własnym odczuciu. Przyjmuje się, że pewniej czujemy się w znanym nam otoczeniu, dlatego gdy prowadzący działalność ma świadomość tego, że jego siła przebicia jest mała powinniśmy starać się doprowadzić do tego aby negocjacje odbyły się w naszej firmie. To umocni nas i da większą pewność siebie. Najbardziej neutralne są negocjacje na zewnątrz, gdzie obie strony znajdują się w takim samym, obcym otoczeniu. Warto jest również po wstępnej analizie ustalić jaka osoba będzie odpowiednia do prowadzenia rozmów. Jeżeli partner jest specjalistą to najlepiej będzie gdy negocjatora będzie reprezentował specjalista znający się na szczegółach i funkcjonowaniu towaru czy usługi.
