Lista płac jest dokumentem księgowym potwierdzającym naliczenie należności dla pracowników wraz ze wszystkimi opłaconymi obowiązkowymi składkami finansowanymi zarówno przez pracownika, jak i przez pracodawcę. Prawidłowa lista płac upraszcza poprawne sporządzenie deklaracji dla ZUS-u lub urzędu skarbowego.

Do sporządzenia listy płac potrzebne nam są inne dokumenty takie jak: ewidencja czasu pracy, umowa o pracę, informacja o przyznanych składnikach dodatkowych. Prawidłowo sporządzona lista płac winna zawierać następuje elementy:

  • nazwę pracodawcy,
  • miesiąc i rok, którego dotyczy,
  • datę wypłaty pensji - ma ona istotny wpływ na wyznaczenie poprawnej daty rozliczenia składek ZUS a także podatku,
  • datę sporządzenia listy płac,
  • oznaczenie listy płac (może to być numer np. lista płac nr 5/2011 albo opis słowny np. lista płac Administracja maj 2011 r.), podpisy osób sporządzających listę płac, wszystkie składniki wynagrodzeń, naliczenia składek i podatku a także wszelkich innych potrąceń najlepiej by na liście płac widniały wszystkie składniki honorariów a nie tylko podana kwota brutto
  • data i podpis zatrudnionego wówczas gdy wypłata jest wypłacane osobiście. Zatrudniający może w taki sposób ochronić się przed możliwymi konfliktami, które dotyczą przestrzegania terminu wypłat wynagrodzeń.

Rozliczając umowy cywilnoprawne nie należy używać listy płac. Umowy takie powinny być rozliczane na osobnej liście wypłat. Należy przy tym pamiętać, że w chwili kontroli, PIP może zakwestionować rozliczanie umów cywilnoprawnych na jednej liście z honorariami wynikających z umowy o pracę.