Faktura pro forma jest rodzajem przedwstępnej faktury. Wystawiana jest przez sprzedawcę towarów i usług przed dokonaniem płatności przez odbiorcę. Przeważnie wypisywana jest wyłącznie w jednym egzemplarzu i niekonieczna jest kopia dla wystawiającego. Faktura proforma nie jest dowodem księgowym i na jej bazie nie przeprowadza się ewidencji. Oznacza to, że na podstawie faktury pro forma nie ma prawa odliczenia zawartego w niej podatku od towarów i usług. Przeważnie jest ona wypisywana gdy sprzedawca zażąda wcześniej należności, w związku z ubieganiem się o kredyt bankowy bądź po prostu dla poinformowania odbiorcy o sumy brutto wykonanej transakcji, rodzaju, ilości i cenie jednostkowej towaru, kwocie naliczonego podatku od towarów i usług oraz terminu zapłaty. W przypadku ubiegania się o kredyt bankowy, faktura pro forma stanowi dokument określający ilość wydatków, które kredytobiorca chce skredytować. Informacje zamieszczone w fakturze pro forma są takie same jak w fakturze VAT. Jest ona również gwarancją dla dostawcy, z tego względu, że dostaje on pieniądze przed wydaniem towarów. Bez względu na datę wypisywania faktury pro forma, trzeba pamiętać o prawidłowym terminie wypisania faktury VAT. Fakturę VAT trzeba wystawić nie później niż siódmego dnia od daty wydania towarów bądź wykonania usługi.