Lista płac to jeden z najistotniejszych składników dokumentacji pracowniczej. W niej znajdują się bowiem wszystkie wytyczne służące do obliczenia wynagrodzenia za pracę, wymiaru składek ZUS oraz podatku dochodowego. Jak więc powinna ona wyglądać?
Co miesiąc pracodawca powinien obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych należną od danego zatrudnionego, pobrać ją z wynagrodzenia, terminowo wpłacić do właściwego urzędu skarbowego, a na koniec roku również przesłać urzędowi i pracownikowi deklaracje niezbędne do rocznego rozliczenia z fiskusem. Musi również co miesiąc obliczać składki na ubezpieczenia rentowe, emerytalne, chorobowe i zdrowotne, pobrać je z wynagrodzenia, przekazać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i wypełnić odpowiednie dokumenty ubezpieczeniowe, takie jak np. deklaracja DRA, która służy do rozliczeń z ZUS. Te informacje wyszczególnione są właśnie w liście płac pracownika.
Nakaz sporządzania dokumentacji pracowniczej wynika bezpośrednio z KP oraz Ustawy o rachunkowości. Natomiast do pobierania należnych składek i odliczania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, obligują pracodawcę dodatkowe ustawy. Lista płac nakazana jest przez:
- rozporządzenie Ministra Finansów z 18.12.1998 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. Nr 161, poz. 1078 ze zmianami),
- rozporządzenie Ministra Finansów z 15.12.2000 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 116, poz. 1222 ze zmianami),
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.5.1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zmianami).
Poprawnie sporządzona lista płac musi zawierać takie dokumenty jak:
- zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych i potwierdzenia wykonania tej pracy,
- listy obecności z pełnym wyszczególnieniem dni albo dni i godzin pracy oraz z podziałem na przyczyny nieobecności w pracy,
- zestawienia godzinowe pracy (jeżeli czas pracy w godzinach jest podstawą obliczenia wynagrodzenia),
- imienne kart pracy (jeżeli są stosowane do rozliczenia czasu pracy lub efektów wykonywanej pracy),
- dokumenty potwierdzające wykonaną pracę i jej efekty, na przykład w formie raportów lub zestawień pracy prowizyjnej, zadaniowej, akordowej,
