Głównym powinnością kontrolera z PIP jest pokazanie dokumentów zaręczających jego tożsamość oraz akt pozwalających mu skontrolować daną firmę . Wyjątek stanowi okoliczność, w której kontrolujący stwierdzi, że informacja o planowaniu inspekcji może wpłynąć na jej rezultat końcowy. W praktyce oznacza to, że kontrolujący ma możliwość przyjść bez względnie kiedy chce do ośrodka firmy, aby skontrolować pracodawcę. Co więcej, nie potrzebne mu są żadne przepustki wstępu i nie musi być rewidowany. Art. 23 par. 1 pkt. 1-10 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy z dnia 13 kwietnia 2007 r przedstawia szczegółowo tok inspekcji zgodnie, z którą kontroler może:
- domagać się wyników badań , pomiarów, ekspertyz związanych z produkcją lub inną działalnością kontrolowanej firmy
- rejestrować przebieg wizytacji urządzeniami do zapisu obrazu lub dźwięku
- domagać się od wszystkich pracobiorców, którzy są lub byli zatrudniani albo od osób, które świadczą lub świadczyły usługi dla objętego kontrolą podmiotu, pisemnych i ustnych treści w sprawach objętych inspekcją
- domagać się przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów pozwiązanych z wykonywaniem pracy przez zatrudnionych lub osoby pracujące na innej podstawie niż stosunek pracy
- skontrolować dane personalne osób wykonujących pracę lub przebywających na obszarze kontrolowanej firmy, przesłuchać ich i domagać się od nich dokumentów stwierdzających legalność zatrudnienia lub prowadzenia innej działalności zarobkowej
- zrobić niezbędne, w sprawie wizytacji, kopie albo wyciągi z dokumentów, jak również domagać się od podmiotu kontrolowanego sporządzenia wymaganych zestawień i obliczeń na podstawie dokumentów
- domagać się przyniesienia próbek surowców i materiałów stosowanych, wytwarzanych lub powstających za sprawą produkcji, , w takiej ilości, która pozwoli na przeprowadzenie analiz lub badań, jeśli mają one związek z przeprowadzaną inspekcją
- domagać się okazania dokumentacji technicznej związanej z budową, przebudową lub rozbudową budynku, w którym znajduje się kontrolowany podmiot, jak również domagać się zapoznania ze właściwą dokumentacją i ekspertyzą tyczącą się produkcji , z wzięciem pod uwagę próbek materiałów stosowanych w czasie produkcji w tym zakładzie
Jeżeli zajdzie uzasadniona obawa, że informacje przekazane przez pracobiorcę, narażą go na jakikolwiek uszczerbek lub pretensję z ujawnienia tych danych, wizytator PIP może wydać decyzję o utajnieniu danych osobowych tego pracownika. Dzięki art. 23 par. 4 ustawy, zatrudniający jest w stanie złożyć zażalenie do takiej decyzji i złożyć wniosek do organu kontrolującego o odtajnienie danych osobowych zatrudnionego składającego zeznania. Ma na to wyznaczone 3 dni, licząc od dnia dostarczenia właścicielowi firmy decyzji o utajnieniu danych.
Dodatkowo, firma kontrolowana jest zobligowany zapewnić inspektorowi pracy warunki i środki, które umożliwią sprawną kontrolę, a w szczególności, bez ociągania przedstawić żądane dokumenty i materiały, udzielić dostępu do urządzeń technicznych oraz, w miarę możliwości, odrębne pomieszczenie posiadające odpowiednie wyposażenie.
