Firma jest zobowiązany zwrócić wydatki użytkowania samochodów przez zatrudnionych w celach służbowych. Kwotę rozliczenia za podróż służbową wylicza się poprzez pomnożenie liczby przejechanych kilometrów przez współczynnik za jeden kilometr bądź mnożąc przyjętą na miesiąc ryczałtową ilość kilometrów przez współczynnik za jeden kilometr. Stawki za kilometr muszą być wyznaczone w umowie zawartej między pracodawcą a pracownikiem. Przedsiębiorca może skorzystać ze zwolnienia składkowego bądź podatkowego, pod warunkiem, że współczynniki zwrotu za jeden kilometr nie nie są wyższe niż stawki ogólnie przyjęte w rozporządzeniu. Według przepisów kwota zwrotu powinna ściśle dotyczyć rzeczywiście przejechanych kilometrów. Wówczas kwota ta jest zwolniona z opodatkowania. Nie ma możliwości ryczałtowego obliczania przejechanych kilometrów w podróżach służbowych. Istnieje jednak możliwość stałego wysyłania zatrudnionych w podróż służbową. Wtedy zwrot kosztów użytkowania swoich pojazdów do celów służbowych nie będzie opodatkowany i oskładkowany. Dotyczy to działalności gospodarczych zajmujących się transportem, gdy pracownicy posiadają jako miejsce świadczenia pracy wpisaną w umowie o pracę jedną miejscowość, a nie rozległy obszar, a konkretne zlecenie będzie związane z transportem do innej miejscowości. Zobacz też:
Rozliczenie delegacji krajowej
