Właściciel działalności gospodarczej jest zobowiązany sporządzać w wyznaczonych terminach listę płac, która mieści podstawowe elementy honorarium. Lista płac może zawierać elementy pensji jednego pracownika albo kilku zatrudnionych. Jeśli lista płac mieści informacje dotyczące kilku zatrudnionych, wtedy na każdej stronie należy zamieścić podsumowanie poszczególnych rubryk. Wtedy otrzymuje się sumę do przeniesienia na następną stronę listy płac. Dobrze jest przypomnieć sobie przez sporządzaniem listy płac, że wynagrodzenie podstawowe zawiera kilka składników: dodatków do pensji, premii uznaniowej albo premii regulaminowej. Jeśli pracownik nie otrzymuje dodatków, to wynagrodzenie podstawowe jest jedynym, indywidualnym składnikiem pensji. Wówczas suma musi być określona w umowie podpisanej między przełożonym a pracownikiem i nie powinna być ona niższa niż minimalne honorarium. Oprócz tego, należy dodać, że istnieją dwa modele listy płac. Jedna zawiera kolumnę dotyczącą zasiłków z ubezpieczenia społecznego, a druga wersja jej nie obejmuje. Właściciel firmy powinien wybrać wariant listy płac zależnie od liczby osób zatrudnionych w działalności gospodarczej. Liczbę osób zatrudnionych wyznacza się na dzień 30 listopada wcześniejszego roku kalendarzowego. W przypadku, jeżeli właściciel firmy angażuje do pracy powyżej 20 osób na cały etat, to ustala prawo do zasiłków i ich wysokość. Oznacza to, że powinien wybrać listę płac z kolumną przeznaczoną do wypłat zasiłków z ubezpieczenia chorobowego. Z kolei jeśli właściciel przedsiębiorstwa angażuje do pracy mniej niż 20 osób na pełen etat, nie musi robić listy płac z kolumną przeznaczoną na zasiłki chorobowe, macierzyńskie i opiekuńcze.