Każdy pracodawca jest zmuszony do zachowania dokumentów osobowych pracownika. Wynika to z Kodeksu pracy oraz ustawy o emeryturach i rentach. W przypadku niewłaściwego prowadzenia akt podlegamy odpowiedzialności karnej.
O tym jak zbierać i przechowywać dokumentację pracowniczą szczegółowo informują nas przepisy. Możemy wyróżnić trzy grupy dokumentów A, B i C. A - Dokumenty związane z ubieganiem się o stanowisko pracy
Możemy wśród nich wyróżnić:
- [wypełniony kwestionariusz osobowy obejmujący wiadomości, takie jak: dodatkowe uprawnienia i umiejętności, informacje o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym, ukończone kursy i szkolenia, : dane osobowe i kontaktowe |wypełniony kwestionariusz osobowy z opisanym doświadczeniem zawodowym, ukończonymi kursami i szkoleniami, informacjami o wykształceniu, danymi osobowymi, danymi kontaktowymi, informacjami o dodatkowych uprawnieniach i posiadanych umiejętnościach
- dokumenty będące świadectwem zatrudnienia, okresu trwania zatrudnienia, zajmowanego stanowiska i stosunku do pracy u innego pracodawcy
- dokumenty potwierdzające posiadane umiejętności potrzebne do podjęcia proponowanego stanowiska pracy
- świadectwa ukończenia szkół i uczelni
- orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku
B - Podjęcie pracy i przebieg zatrudnienia
- potwierdzenie zapoznania się z omawianymi przepisami i informacjami;
- zaświadczenia o ukończonych szkoleniach bhp;
- dokumenty wyszczególniające powierzone mienie pracownikowi (o ile taka sytuacja zaistniała);
- dokumenty dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
- oświadczenia o wymówieniu osobie zatrudnionej warunków umowy o pracę lub modyfikacji tych warunków w innym trybie;
- zaświadczenia z Medycyny Pracy otrzymane po okresowych i kontrolnych badaniach;
- ksero zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o podjęciu pracy przez osobę, uprzednio zarejestrowaną jako osoba bezrobotna.
C - Ustanie zatrudnienia W tym miejscu musimy przechowywać wszelkie zaświadczenia związane z ustaniem stosunku pracy, czyli :
- świadectwo wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę,
- ksero świadectwa pracy, które zostało przekazane pracownikowi,
- dowód podjęcia działań z uwagi na zajęcie zapłaty za wykonywaną pracę ze względu na prowadzone postępowanie egzekucyjne oraz inne zaświadczenia związane z ustaniem zatrudnienia, w tym np. dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz dokumentów dotyczących nie wypłacenia pracownikowi równowartości pieniężnej za urlop wypoczynkowy,
- umowę o zakazie konkurencji po ustaniu umowy o pracę, jeżeli taka umowa została zawarta przez strony,
- orzeczenia lekarskie po badaniach okresowych i kontrolnych po ustaniu umowy o pracę.
Wymagany sposób przechowywania akt Dokumentacja pracownicza winna być przechowywana w formie orginalnych dokumentów w siedzibie zarządu lub w placówce podmiotu gospodarczego. Najlepiej, by w łatwy i szybki sposób można było je odnaleźć. Ponadto należy zabezpieczyć je przed by nie uległy uszkodzeniu lub całkowitemu zniszczeniu. Zgodnie z art. 125A par. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, dokumenty pracownika, w tym dotyczące czasu pracy i wynagrodzenia za pracę, archiwizuje się przez okres 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego stosunku pracy u danego płatnika. Na podstawie tych dokumentów ZUS precyzuje podstawę wymiaru emerytury lub renty. Jeżeli przedsiębiorstwo uległo likwidacji, to obowiązki w przechowaniu jest wstanie przejąć specjalnie stworzone do tego archiwum .
