Każdy pracodawca jest zobowiązany naliczać oraz wypłacać pracownikom pensji za dokonaną pracę oraz pozostałych świadczeń dotyczących stosunku pracy. W tym zamiarze pracodawca ma obowiązek tworzyć listę płac, czyli dokument księgowy zatwierdzający naliczenie pensji zatrudnionych wraz ze wszystkimi obowiązującymi składkami finansowymi. Właściwie stworzona lista płac jest bazą uzupełniania deklaracji do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz do Urzędu Skarbowego. Listę płac należy tworzyć na podstawie innych druków, takich jak: stosunek pracy, ewidencja czasu pracy, dane o przekazanych składnikach dodatkowych. Bezbłędnie stworzona lista płac musi mieścić nazwę pracodawcy, miesiąc i rok, którego dotyczy, dokładną datę wypłaty pensji, nazwę bądź oznaczenie listy płac, datę oraz podpis pracownika w sytuacji, gdy pensja jest wypłacana gotówką, wszystkie składniki pensji, naliczenia składek oraz podatku oraz wszelkie potrącenia. dobrze jest, aby w listach płac umieszczać tylko sumę honorarium w kwocie brutto. Trzeba nie zapominać, że niewłaściwe jest rozliczanie umów cywilnoprawnych na listach płac. Umowy cywilnoprawne należycie powinny być rozliczane na oddzielnej liście wypłat.