Przyjęcie i wydanie magazynowe musi być realizowane przy użyciu odpowiedniej dokumentacji. Jak zatem powinny wyglądać prawidłowo sporządzone dokumenty magazynowe?
Ruchy w magazynie urzeczywistniane są za pomocą dokumentów:
- Wydania zewnętrznego - dokument Wz
- Rozchodu wewnętrznego - dokument Rw
- Zmiany lokalizacji - dokument Zl
- Przyjęcia zewnętrznego - dokument Pz
- Przychodu wewnętrznego - dokument Pw
Przyjęcie magazynowe
Przyjęcia magazynowego dokonuje się poprzez wystawienie dokumentu Pz. Powinien on posiadać takie dane jak:
- dane firmy przyjmującej na magazyn i dane osoby/firmy dostarczającej towar
- ilość towaru dostarczonego i ilość towaru przyjętego
- jaka jest cena jednostkowa towaru
- bieżący numer dokumentu
- skąd pochodzi towar
- podpis osoby zatwierdzającej dokumentację
- przeznaczenie towaru
- podpis osoby , która przyjmuje towar
- datę sporządzenia dokumentu i datę przyjęcia towaru na magazynowa
- podpis osoby , która dostarcza towar
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
- jaka jest łączna wartość przyjętego towaru
- rodzaj transportu towaru
- jednostkę miary
Wydanie magazynowe
Wydanie towaru powinno być odpowiednio udokumentowane. W tym celu sporządza się dokument Wz. Musi on posiadać takie informacje jak:
- cenę jednostkową
- podpis osoby wydającej towar
- podpis osoby zatwierdzającej dokumentacja
- unikatowy numer dokumentu
- łączną wartość towaru
- podpis osoby odbierającej towar
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
- ilość
- jednostkę miary
- dane firmy wydającej towar z magazynu i dane osoby/firmy, której towar jest wydawany
- datę wystawienia dokumentu oraz datę wydania towaru
Inne wyżej wymienione dokumenty służą do kontroli wewnętrznej magazynu. Obrazują zmiany lokalizacji towarów oraz zmiany ilościowe towarów po ewentualnej ich przeróbce.
