Ustawodawca ściśle opisał przypadki, kiedy to przedsiębiorcy mają prawo sporządzać dowód wewnętrzny. Kiedy zatem więc jest to możliwe?
Właściciele firm zobowiązani do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów nie zawsze mają obowiązku posiadać dowodu zakupu, sporządzonego przez sprzedawcę. Nie każdy wydatek może także być w księdze ujęty muszą być ujęte w księdze przychodów i rozchodów na podstawie posiadanego dokumentu sprzedażowego. [W takich przypadkach, wypisuje się|Wystarczy wypisać dowody wewnętrzne. Lecz zgodnie z §14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów, z dnia 26 sierpnia 2003 roku, w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, dowody wewnętrzne mają dotyczyć wyłącznie:
- wydatków związanych z parkowaniem samochodu jeżeli są one poparte dokumentami, niezawierającymi informacji, o których mowa w paragrafie 12 ust. 3 pkt 2 (czyli np. danych nabywcy). Podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu
- kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników , jak również wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących, przy czym taki dowód wewnętrzny powinien zawierać co najmniej: stawkę i wartość przysługujących diet, data i godzina wyjazdu oraz powrotu, cel podróży, imię i nazwisko, nazwę miejscowości docelowej
- zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta albo hodowcy, produktów zwierzęcych i roślinnych, nieprzetworzonych sposobem przemysłowym ,jak też przerobionych sposobem przemysłowym, gdy przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych albo przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych , a także obróbce poubojowej tych zwierząt
- zakupu od ludności, opisanej w PKWiU, owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00), grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43), jagód, surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00)
- wydatków związanych z opłatami za energię elektryczną, gaz, telefon, czynsz, wodę i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, przy czym podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele
- zakupu od ludności odpadów po użytkowych, które stanowią surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych , jak również przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych
- opłat notarialnych i sądowych
- zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych
- wartości produktów roślinnych i zwierzęcych które pochodzą z własnej uprawy albo hodowli, prowadzonej przez podatnika
