Dokumentację firmową, w zależności od jej rodzaju, należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Nienależyte wywiązywanie się z tego obowiązku grozi poważnymi sankcjami karnymi. O czym powinien zatem wiedzieć każdy przedsiębiorca?

W zależności od zawartych w niej danych, dokumentację firmową należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Z tego względu dokumentację można podzielić na 3 grupy. Są to dokumenty podatkowe, dokumenty ZUS i dokumenty kadrowe.

Dokumenty ZUS

Dokumenty ZUS-owskie podzielić należy na 3 grupy o zróżnicowanym obowiązku przechowywania i tak:


  • Dokumenty płatnicze – uwierzytelniające wszystkie zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy, zdrowotne i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - muszą być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych bądź do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych.

  • Dokumenty rozliczeniowe – wszystkie dokumenty uwierzytelniające wymiar należnych składek – należy je archiwizować przez okres 10 lat od daty przesłania ich do ZUS (również te dostarczone drogą elektroniczną)

  • Dokumenty zgłoszeniowe – mające związek z rejestracją płatnika składek w ZUS ( ZUS ZPA, ZUS ZFA) - należy archiwizować przez cały okres funkcjonowania firmy, gdyż ZUS ma prawo je skontrolować nawet po 50 latach od ich sporządzenia.

Dokumenty kadrowe

Dokumentację pracowniczą, w tym również dotyczącą okresów zatrudnienia, danych osobowych, wynagrodzenia za pracę, archiwizuje się przez pięćdziesiąt lat od zakończenia przez pracownika pracy u danego płatnika.

Dokumenty podatkowe

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości oraz z art. 86 Ordynacji podatkowej, dokumentację podatkową należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął czas płatności podatku. Mianem dokumentacji podatkowej określa się :

  • księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty
  • wszystkie oryginały i kopie faktur VAT
  • wszystkie kopie wystawionych rachunków – dotyczy to podatników wystawiających rachunki , a także tych, którzy mają obowiązek ich żądania
  • dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym
księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty, dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym, wszystkie kopie i oryginały faktur VAT , a także wszystkie kopie wystawionych rachunków – dotyczy to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy są zobowiązani do ich żądania.]