Dokumenty firmowe są najważniejszym elementem prowadzenia księgowości. Tworząc ją kierować należy się nie tylko przyjętymi normami, ale również wytycznymi ustaw i rozporządzeń. W jaki sposób konstruować pisma urzędowe i dokumenty sprzedażowe?

Pisma oficjalne
Wszelkie pisma oficjalne, tworzone przez przedsiębiorstwo, oprócz odpowiedniej budowy językowej, zawierać powinny również niezbędne informacje, które posłużą do identyfikacji danej działalności gospodarczej i osoby tworzącej pismo, czyli:

  • informację do kogo dane pismo jest kierowane
  • podpis oraz stanowisko osoby wystawiającej pismo
  • telefon kontaktowy
  • opcjonalnie w pismach kierowanych do instytucji państwowych numer NIP, REGON
  • nazwę i adres firmy

Faktury
Aktualne przepisy prawne dopuszczają możliwość sporządzania 6 rodzajów faktur:

  • faktury RR (wystawianej przez nabywców produktów rolnych od rolników ryczałtowych)
  • faktury korygującej
  • faktury pro forma (przedwstępnej)
  • faktury zaliczkowej
  • faktury VAT
  • faktury końcowej (rozliczeniowej)
Bez względu na jej rodzaj, faktura VAT zawierać musi takie informacje jak:
  • jednostkę miary oraz ilość sprzedanych towarów bądź rodzajów wykonanych usług
  • cenę jednostkową towaru bądź usługi bez kwoty podatku
  • imiona oraz nazwiska albo nazwy lub nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy a także ich adresy
  • nazwę towaru bądź usługi
  • stawki podatku
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
  • kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, zapisaną cyfrowo i słownie
  • NIP nabywcy i sprzedawcy
  • sumę wartości sprzedaży netto towarów bądź wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz nie podlegającym opodatkowaniu
  • wartość towarów bądź wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż bez wartości podatku
  • wartość sprzedaży towarów bądź wykonanych usług wraz z kwota podatku, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku bądź zwolnionych od podatku lub niepodlegających opodatkowaniu
  • dzień, miesiąc i rok bądź miesiąc i rok sprzedaży , a także, jak również datę wystawienia oraz numer kolejny faktury wraz z jej typem