W każdej firmie jedną z najistotniejszych ról odgrywa kartoteka wynagrodzeń. W jej skład wchodzą listy płac, karty przychodów oraz dane dotyczące comiesięcznej wypłaty pracowniczej. Jak prawidłowo ją prowadzić?

Kartoteka wynagrodzeń powinna składać się z takich informacji jak:

  • dane adresowe pracownika (kraj, kod pocztowy, miejscowość, numer domu, ulica, powiat, gmina, numer mieszkania, poczta, telefon, województwo)
  • dane osobowe pracownika (imię i nazwisko, nazwisko rodowe, imię matki, data urodzenia, miejsce urodzenia, NIP, PESEL, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, drugie imię,, imię ojca)
  • dane o wynagrodzeniu (płaca zasadnicza, premia, dodatki, nagrody i inne)
  • dane o zatrudnieniu ( data zawarcia umowy)
W skład kartoteki wynagrodzeń wchodzi „karta przychodów” oraz „lista płac”. Te 2 dokumenty służą do prawidłowego naliczania wypłaty dla pracowników, obliczania należnych ZUS składek i w celu należytego uiszczania zaliczki na podatek dochodowy za każdego z pracowników.

Lista płac

To dokument księgowy, stosowany w rachunkowości, uwierzytelniający naliczenie wynagrodzeń dla pracowników, wraz ze wszelkimi należnymi składkami płaconymi zarówno za pracownika, jak i pracodawcę. Lista płac sporządzana jest z reguły co miesiąc, gdyż tak najczęściej rozlicza się wypłaty wynagrodzeń . Jest ona również punktem wyjścia dla należytego sporządzania deklaracji podatkowej oraz dokumentów ubezpieczeniowych, służy również właściwemu zaksięgowaniu płac.

Lista płac musi zawierać stałe elementy, takie jak:

  • informację o wysokości wymiaru podstawy
  • podpisy osoby sporządzającej i akceptującej
  • informację o przyznanych nagrodach
  • informację o przyznanych premiach
  • oznaczenie lub nazwę listy płac
  • informację o wysokości odprowadzonych składek ubezpieczeniowych
  • miesiąc, którego dotyczy
  • informację o zwolnieniach chorobowych za dany miesiąc
  • informację o przyznanych prowizjach
  • informację o nadgodzinach w danym miesiącu
  • informację o wynagrodzeniu brutto i netto
  • datę sporządzenia
  • numery stron
  • informację o wysokości odprowadzonej zaliczki na podatek dochodowy
  • nazwę pracodawcy

Karta przychodów

Właściciele firm, zatrudniający pracowników, bez względu na formę organizacyjną działalności, powinni prowadzić karty przychodów. Właściwie sporządzona zawiera:

  • kwotę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych
  • kwotę składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne
  • kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych do przekazania do urzędu skarbowego
  • imię i nazwisko pracownika
  • datę przekazania zaliczki podatkowej
  • potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne z przychodu pracownika: emerytalne (9,76 proc. podstawy wymiaru), rentowe (1,5 proc.), chorobowe (2,45 proc.)
  • koszty uzyskania przychodów
  • kwotę przychodów w naturze i gotówce, którą osiągnął w danym miesiącu
  • dochód narastająco od początku roku (pracodawcy muszą kontrolować, czy pracownicy nie przekroczyli kolejnej skali podatkowej; wówczas trzeba pobierać wyższą zaliczkę na podatek dochodowy)
  • dochód osiągnięty w danym miesiącu