Workflow to inaczej przepływ pracy. W sensie szerszym, to automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, w czasie której dokumenty, informacje lub zadania przekazywane są od jednego pracownika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych. Słowo workflow jest używane w odniesieniu do oprogramowania, zwłaszcza wspierającego pracę grupową. Ma ono ogromne znaczenie dla działalności, które chcą kontrolować kierunki swoich działań , a także usprawnić i przyspieszyć pracę w wybranych działach. Program taki umożliwia:
- prowadzenie efektywnej pracy grupowej
- tworzenie harmonogramów obiegu dokumentów
- tworzenie historii dokumentu
- porządkowanie dokumentów
- obsługę faktur elektronicznych, formularzy lub faktur skanowanych
- raportowanie postępu prac w obiegu
- gromadzenie, udostępnianie, indeksowanie i wyszukiwanie różnego rodzaju dokumentów, powstających w działalnościach gospodarczych albo też przychodzących do niej z zewnątrz
- obsługę zeskanowanej poczty tradycyjnej, faksów, poczty elektronicznej według zdefiniowanych wcześniej procedur
- elastyczną obsługę procesów przepływu dokumentów oraz informacji miedzy jednostkami i działami
W jaki sposób używać workflow Oprogramowanie typu workflow skierowane jest do klientów zarówno z sektora finansowego, jak i z obszaru średniej i małej przedsiębiorczości. Program pracuje w przeglądarce www. Udostępniany jest na zasadzie Software as a Service – oprogramowanie jako usługa. Nie instaluje się go na komputerze, a jedynie zakupuje dostęp do aplikacji biznesowej. Po zalogowaniu się na stronie, można w pełni korzystać z jego możliwości.