Wielu przedsiębiorców, w celu rozwijania swojej firmy i podnoszenia efektywności pracy, decyduje się na różne sposoby podnoszenia swoich kwalifikacji zawodowych. Wiąże się to jednak zazwyczaj z ponoszeniem kosztów. Niemniej są one swego rodzaju inwestycją. Czy w związku z tym takie wydatki na zdobycie kwalifikacji zawodowych można ująć w kosztach firmowych?
Koszty firmowe – co do nich zaliczamy?
W art. 22 ust. 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych znajdziemy informację, że kosztami uzyskania przychodów są te koszty, które zostały poniesione z myślą o osiągnięciu przychodów bądź zabezpieczeniu lub zachowaniu źródła przychodów. Ustawodawca wymienia tu też katalog wyjątków – są one zawarte w artykule 23 tej samej ustawy.
Kiedy wydatki na zdobycie kwalifikacji zawodowych mogą znaleźć się w kosztach firmowych?
W związku z powyższym można powiedzieć, że wydatki przeznaczone na edukację mogą stanowić koszty uzyskania przychodu tylko w momencie, gdy podjęte działania mogą przyczynić się do przyszłego wzrostu przychodów lub zabezpieczenia, lub zachowania ich źródeł. Aby mogły one jednak zostać odliczone, muszą być udokumentowane w odpowiedni sposób. Może to być faktura lub paragon z danymi firmowymi. Wydatki na zdobycie kwalifikacji zawodowych, aby mogły zostać ujęte w kosztach firmowych, muszą spełnić jeszcze jeden warunek, a mianowicie – być związane stricte z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Przykładem wydatku na edukację, który może zostać potraktowany jako koszty uzyskania przychodu, jest np. czesne za studia, których kierunek pokrywa się z branżą, w której przedsiębiorca prowadzi działalność, np. pani Anna, która prowadzi prywatne przedszkole z grupami integracyjnymi, może podjąć studia podyplomowe na kierunku związanym z oligofrenopedagogiką. Innym przykładem będzie np. pan Piotr, którego firma z branży IT rozszerza działalność na rynek niemiecki, a który opłaca kurs językowy w zakresie języka niemieckiego.
Których wydatków nie zaliczamy do KUP?
Warto jednak zaznaczyć, że co do zasady, do kosztów firmowych nie zalicza się wydatków na prawo jazdy na samochody osobowe, ponieważ trudno zweryfikować, czy umiejętność ta będzie wykorzystywana do celów biznesowych, czy osobistych. Należy w tym miejscu również wspomnieć, że wydatki na zdobycie kwalifikacji zawodowych mogą się znaleźć w kosztach firmowych tylko wówczas, gdy nie mają one charakteru prywatnego.
Kosztem uzyskania przychodu nie będzie więc również wydatek na kurs stylizacji paznokci wspomnianej wcześniej pani Anny – właścicielki przedszkola. Nie ma to związku z prowadzoną przez nią działalnością, można więc uznać, że uczestnictwo w takim szkoleniu ma charakter osobisty.
Innym przypadkiem, w którym wydatki na zdobycie kwalifikacji nie będą mogły zostać zaliczone do KUP, jest sytuacja, gdy zostały one poniesione jeszcze przed rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej. Odnosi się to również do tych kosztów, które spełniają wszystkie inne pozostałe warunki. Takie wydatki uznawane są za osobiste, ponieważ w momencie, gdy zostały one poniesione, nie istniała jeszcze działalność, której przychód można byłoby uzyskać lub zachować bądź zabezpieczyć jego źródło, w związku z czym nie mogą być one ujęte w KPiR.
